Een autocarofferte maken: uitgewerkt voorbeeld van een schooluitstap
Door het Netfleet-team · JOPA Studio
Een school vraagt een autocar voor een dag. Voor u een prijs voorstelt, maakt u de opdracht concreet: hoeveel passagiers, welke route en hoelang zijn voertuig en chauffeur nodig? Dit voorbeeld toont hoe u die offerte voorbereidt.
De aanvraag
- 40 passagiers in totaal, inclusief begeleiders; een autocar met 49 zitplaatsen.
- Een daguitstap in België, vertrek van de stelplaats om 08.00 uur en terugkeer naar de stelplaats om 16.00 uur.
- 200 km in totaal, inclusief lege ritten van en naar de stelplaats; 8 uur inzet.
- Eén chauffeur voorzien in dit voorbeeld, zonder overnachting; 30 € begroot voor parkeren.
Fictief rekenvoorbeeld. Afstanden, tijden, tarieven en het btw-percentage zijn aannames, geen aanbevolen marktprijs of fiscale of wettelijke beoordeling.
1. Maak de aanvraag volledig
Alleen een heen- en terugrit tussen twee steden beschrijft de opdracht onvoldoende. Bevestig deze gegevens met de school en voeg de ritten en tijden vanuit uw eigen exploitatie toe.
- Datum, exacte ophaal- en terugkeeradressen, eventuele tussenstops en gewenste tijden.
- Totaal aantal passagiers, begeleiders, bagage en toegankelijkheidsbehoeften.
- Beschikbaarheid ter plaatse: blijft de autocar wachten of rijdt hij terug naar de stelplaats?
- Toegang en parkeerplaatsen voor autocars, noodzakelijke reserveringen en bijbehorende kosten.
- Contactpersoon, facturatiegegevens en wat de opdracht precies omvat.
2. Bouw de prijs op vanuit de kosten
De tabel gebruikt de rekenmotor van Netfleet met onderstaande aannames. De kilometerprijs staat hier voor voertuigkosten zonder brandstof en chauffeur; de inzetduur is een aanvullende kostenpost. Als uw eigen tarieven deze kosten al bundelen, pas dan de instellingen aan om dubbeltelling te vermijden.
| Kostenpost | Berekening in dit voorbeeld | Bedrag |
|---|---|---|
| Autocar — afstand | 200 km × 1,35 € | € 270,00 |
| Autocar — inzetduur | 8 uur × 42 € | € 336,00 |
| Brandstof | 200 km × 28 L/100 km × 1,75 €/L | € 98,00 |
| Chauffeur | 1 chauffeur × 8 uur × 30 € | € 240,00 |
| Dagvergoeding | 1 dag × 45 € | € 45,00 |
| Parkeren | Vast bedrag in dit voorbeeld | € 30,00 |
| Opgenomen kosten | € 1.019,00 | |
| 18 % opslag op de kosten | € 183,42 | |
| Prijs exclusief btw | € 1.202,42 | |
| Btw — aanname van 6 % | € 72,15 | |
| Totaal van het voorbeeld | € 1.274,57 | |
De opslag wordt op de kosten berekend: dit is geen marge van 18 % op de verkoopprijs. Tol, toegangsbijdragen, veerboot en overnachting zijn hier niet voorzien; voeg de toepasselijke kosten voor uw rit toe. Het btw-percentage illustreert alleen de berekening: controleer de behandeling van de werkelijke dienst.
3. Controleer route en beschikbaarheid
De 8 uur hierboven is de inzetduur, niet 8 uur rijtijd. Vul rijtijden apart in en controleer pauzes, dienstduur, rust en de eerdere planning van de chauffeur. De keuze voor één chauffeur in dit voorbeeld is geen conformiteitsbeoordeling.
Controleer adressen, autocarbereikbaarheid en lege kilometers. Een routeberekening bevestigt geen vrije parkeerplaats of toegangsrecht. Controleer ook onderhoud, afwezigheden en andere toewijzingen voordat u de opdracht bevestigt.
4. Bereid de offerte voor in Netfleet
- Maak de klant aan en kies de autocar en voertuigklasse. Controleer de kosteninstellingen voordat u die voor uw offertes hergebruikt.
- Voer trajecten, datums en tijden in. Gebruik de routeberekening wanneer die is ingesteld en controleer de voorgestelde afstanden en tijden. Vul de specifieke reiskosten aan.
- Bereken de offerte, bekijk de kostenopbouw en waarschuwingen en sla de offerte op. De prijs moet passen bij de voorwaarden die u aan de school wilt aanbieden.
Een echt Netfleet-scherm met andere fictieve gegevens, in het Frans. De berekening voor deze schooluitstap staat in de tabel hierboven.
5. Controleer wat de school ontvangt
Controleer klantgegevens, passagiersaantal, route, tijden, totaal en inbegrepen diensten. Vermeld de geldigheid en de betalings- en annuleringsvoorwaarden van uw aanbod.
Verstuur de offerte via de ingestelde verzendmethode en controleer de klantlink. Plan na aanvaarding voertuig en chauffeur in en bereid de ritfiche voor. Bereken bij wijzigingen de offerte opnieuw voordat u een nieuwe prijs bevestigt.
Om te onthouden
Een bruikbare offerte verbindt een duidelijke aanvraag met uitlegbare kosten en een uitvoerbare opdracht. Bewaar uw aannames: zo kunt u vragen beantwoorden en uitleggen waarom de prijs verandert wanneer tijden, route of behoeften wijzigen.