Préparer un devis autocar : exemple d’une sortie scolaire
Par l’équipe Netfleet · JOPA Studio
Une école demande un autocar pour une journée. Avant de proposer un prix, il faut transformer sa demande en un service précis : combien de passagers, quel itinéraire et combien de temps le véhicule et le chauffeur seront mobilisés ? Voici un exemple complet pour préparer ce devis.
La demande de départ
- 40 passagers au total, accompagnateurs compris ; autocar de 49 places.
- Sortie d’une journée en Belgique, départ du dépôt à 08 h 00 et retour au dépôt à 16 h 00.
- 200 km au total, trajets à vide depuis et vers le dépôt compris ; 8 heures de mise à disposition.
- Un chauffeur prévu dans cet exemple, sans nuitée ; 30 € de stationnement budgétés.
Exemple fictif à vocation pédagogique. Les distances, durées, tarifs et le taux de TVA sont des hypothèses de calcul, pas un tarif recommandé ni une validation fiscale ou réglementaire.
1. Compléter la demande avant de calculer
Un aller-retour entre deux villes ne suffit pas à définir le travail à effectuer. Confirmez les éléments suivants avec l’école, puis ajoutez les trajets et horaires propres à votre exploitation.
- Date, adresses exactes de prise en charge et de retour, étapes éventuelles et horaires souhaités.
- Nombre total de passagers, accompagnateurs, bagages et besoins d’accessibilité.
- Disponibilité de l’autocar sur place : attend-il le groupe ou repart-il au dépôt ?
- Accès et stationnement pour autocars, réservations nécessaires et frais à prévoir.
- Contact responsable, coordonnées de facturation et éléments inclus dans la prestation.
2. Construire le prix à partir des coûts
Le tableau utilise le moteur de calcul de Netfleet avec les hypothèses ci-dessous. Le poste kilométrique représente ici le coût du véhicule hors carburant et chauffeur ; le temps de mise à disposition est un poste supplémentaire. Si vos propres tarifs regroupent déjà ces coûts, adaptez les paramètres pour éviter de les compter deux fois.
| Poste | Calcul de l’exemple | Montant |
|---|---|---|
| Autocar — distance | 200 km × 1,35 € | 270,00 € |
| Autocar — mise à disposition | 8 h × 42 € | 336,00 € |
| Carburant | 200 km × 28 L/100 km × 1,75 €/L | 98,00 € |
| Chauffeur | 1 chauffeur × 8 h × 30 € | 240,00 € |
| Indemnité journalière | 1 jour × 45 € | 45,00 € |
| Stationnement | Forfait de l’exemple | 30,00 € |
| Coûts retenus | 1 019,00 € | |
| Majoration de 18 % sur les coûts | 183,42 € | |
| Prix hors TVA | 1 202,42 € | |
| TVA — hypothèse de 6 % | 72,15 € | |
| Total de l’exemple | 1 274,57 € | |
La majoration est calculée sur les coûts : ce n’est pas une marge de 18 % du prix de vente. Aucun péage, supplément de zone, ferry ou hébergement n’est prévu dans cet exemple ; ajoutez les postes applicables à votre trajet. Le taux de TVA saisi sert uniquement à illustrer le calcul : vérifiez le traitement applicable à la prestation réelle.
3. Vérifier le trajet et la disponibilité
Les 8 heures ci-dessus désignent le service, pas 8 heures de conduite. Renseignez séparément les durées de conduite et vérifiez les pauses, l’amplitude, les repos et le planning antérieur du chauffeur. Le choix d’un seul chauffeur dans cet exemple ne constitue pas un verdict de conformité.
Contrôlez les adresses, les accès autocar et les kilomètres à vide. Une estimation de route ne confirme pas qu’un parking est disponible ou qu’un accès est autorisé. Vérifiez aussi l’entretien du véhicule, les absences et les autres affectations avant de confirmer la prestation.
4. Préparer le devis dans Netfleet
- Créez le client et choisissez l’autocar ainsi que sa classe tarifaire. Vérifiez les paramètres de coût avant de les réutiliser pour vos devis.
- Saisissez les étapes, dates et horaires. Utilisez le calcul d’itinéraire lorsqu’il est configuré, puis relisez les distances et durées proposées ; complétez les frais propres au voyage.
- Générez le devis, relisez le détail des coûts et les alertes, puis enregistrez-le. Le prix doit refléter les conditions que vous êtes prêt à proposer à l’école.
Écran réel de Netfleet avec un autre jeu de données fictives, en français. Le chiffrage de cette sortie scolaire est celui du tableau ci-dessus.
5. Relire ce que l’école va recevoir
Vérifiez l’identité du client, le nombre de passagers, l’itinéraire, les horaires, le total et les prestations incluses. Précisez les conditions de validité, de paiement et d’annulation applicables à votre offre.
Envoyez le devis par le canal configuré et vérifiez le lien client. Après acceptation, préparez l’affectation du véhicule et du chauffeur, puis la feuille de route. Si la demande change, recalculez le devis avant de confirmer un nouveau prix.
À retenir
Un devis exploitable relie une demande précise, un coût explicable et une prestation réalisable. Conservez vos hypothèses : elles permettent de répondre au client et de comprendre pourquoi le prix change si les horaires, le trajet ou les besoins évoluent.